Mit EBS-Cloud Mail-Archiv archivieren Sie Ihre E-Mails GoBD Konform zentral und unterstützen gleichzeitig die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen nach EU-DSGVO.
 

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Geschäftlich relevante E-Mails können Bestandteil von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sein. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Aufträge, Verträge oder wichtige Geschäftskorrespondenz.

Eine geeignete Archivierungslösung unterstützt Sie dabei, relevante E-Mails langfristig und vor unbemerkten Veränderungen geschützt aufzubewahren.

Dabei gilt: Eine Software allein garantiert keine rechtliche Compliance. Entscheidend sind das Zusammenspiel aus gesetzlichen Vorgaben, Unternehmensrichtlinien, geeigneten Prozessen und einer passenden technischen Lösung.
 

E-Mails schnell wiederfinden

Ein zentrales E-Mail-Archiv macht ältere Nachrichten schnell und einfach auffindbar – auch wenn diese bereits aus dem persönlichen Postfach gelöscht wurden.
Über komfortable Suchfunktionen können beispielsweise Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum oder Suchbegriffe verwendet werden.
So finden Mitarbeiter benötigte Informationen selbstständig und schnell wieder. Das spart Zeit und reduziert gleichzeitig den Aufwand für die IT-Abteilung.


Weniger Aufwand für die IT

Große Postfächer, lokale PST-Dateien und ständig wachsende E-Mail-Datenbestände erhöhen den Administrationsaufwand.
Durch die zentrale Archivierung können E-Mail-Systeme entlastet und Postfachgrößen reduziert werden. 
Gleichzeitig bleiben archivierte Nachrichten langfristig verfügbar.

Das bedeutet:

• weniger Speicherbedarf in den Postfächern
• weniger Supportanfragen
• einfachere Verwaltung
• schnellerer Zugriff auf ältere E-Mails
• zentrale Kontrolle über archivierte Daten

E-Mail-Archivierung ist kein Backup
 

Backup und E-Mail-Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Ein Backup dient vor allem der Wiederherstellung von Daten nach Ausfällen, Fehlbedienungen oder Cyberangriffen.
Eine E-Mail-Archivierung dient dagegen der strukturierten und langfristigen Aufbewahrung relevanter E-Mails und ihrer schnellen Wiederauffindbarkeit.

Beide Lösungen ergänzen sich und sollten Bestandteil eines ganzheitlichen IT- und Sicherheitskonzepts sein.
 

E-Mail-Archivierung und DSGVO

E-Mails können personenbezogene Daten enthalten. Deshalb müssen bei der Archivierung auch datenschutzrechtliche Anforderungen berücksichtigt werden.
Eine geeignete Lösung sollte unter anderem kontrollierte Zugriffsrechte sowie Funktionen für Aufbewahrung, Löschung, Suche und Export ermöglichen.
So schaffen Unternehmen eine bessere Grundlage für einen strukturierten und nachvollziehbaren Umgang mit ihren E-Mail-Daten.
 

EBS-Cloud Mail-Archiv

Mit EBS-Cloud Mail-Archiv archivieren Sie Ihre E-Mails zentral, sicher und effizient.
Sie schaffen damit eine zuverlässige Grundlage für die langfristige Aufbewahrung wichtiger Geschäftsinformationen, erleichtern die Suche nach älteren E-Mails und entlasten gleichzeitig Ihre IT.


Jetzt E-Mail-Archivierung professionell umsetzen:

Sie möchten wissen, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation sicher archivieren und gleichzeitig Ihre IT entlasten können?

Wir zeigen Ihnen, wie E-Mail-Archivierung mit EBS-Cloud Mail-Archiv in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.

→ Jetzt unverbindlich beraten lassen

Mit der EBS Cloud setzen wir auf kurze Wege und persönliche Betreuung. Unsere Cloud-Lösungen werden über unser eigenes Rechenzentrum in Köln bereitgestellt. Ihre Daten werden dort gehalten und zusätzlich auf einem räumlich getrennten Server gespiegelt.

Ihre IT. So viel Cloud, wie Sie wirklich brauchen.

Nicht jedes Unternehmen benötigt die gleiche Cloud-Lösung. Deshalb passen wir unsere Leistungen an Ihre tatsächlichen Anforderungen an – und nicht umgekehrt. 

Das kann beispielsweise bedeuten:

✓ Flexible & skalierbare IT-Ressourcen
Kapazitäten, die sich an den tatsächlichen Bedarf anpassen.

✓ Datensicherung & Systembetreuung
Von regelmäßiger Datensicherung bis zu Updates und der Betreuung der Systeme.

✓ Anwendungen aus der Cloud
Programme und Daten können über die Cloud-Infrastruktur bereitgestellt und ortsunabhängig genutzt werden.

✓ Cloud-Services auch im Kleinen
Nicht immer muss die gesamte IT in die Cloud. Auch einzelne Services können eine sinnvolle Ergänzung der bestehenden Infrastruktur sein.

✓ Persönliche Ansprechpartner bei EBS
Keine anonyme Cloud-Lösung, sondern Betreuung durch unser Team.

Und wo liegen Ihre Daten?

In Köln.

Cloud, die zum Unternehmen passt.

Ob einzelne Services und Anwendungen, virtuelle Infrastruktur oder eine umfassendere Cloud-Umgebung: Entscheidend ist für uns nicht möglichst viel Cloud – sondern die richtige Lösung für Ihre Anforderungen.

Sie möchten wissen, welche Cloud-Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist?

Sprechen Sie uns an. Gemeinsam schauen wir uns Ihre bestehende IT und Ihre Anforderungen an.

Mehr über die EBS Cloud erfahren

Mit dem Modul WinLine BelegPro verarbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen bereits digital und effizient. Um Ihren Workflow noch sicherer zu gestalten, haben wir eine passgenaue Erweiterung für Sie entwickelt: unsere automatische OP-Nummern-Prüfung.


Wie funktioniert diese Erweiterung?

Nach jedem neuen Rechnungsimport gleicht unsere Erweiterung die Rechnungsnummer automatisch mit der bestehenden OP-Tabelle in der WinLine ab. Existiert die Nummer für den jeweiligen Kreditoren bereits? Dann erhalten Sie sofort einen eindeutigen Warnhinweis.


Ihre Vorteile auf einen Blick

• Keine doppelten Prozesse: Verhindert doppelte Rechnungsprüfungen und -freigaben zuverlässig.
• Saubere Buchhaltung: Keine ungewollte Bildung von Ersatz-OPs im Buchungsstapel.
• Gezielte Warnhinweise: Schnelle Orientierung und direkte Anhaltspunkte für notwendige Analysen.
   

Ihr konkreter Nutzen

Sie reduzieren den manuellen Rechercheaufwand auf ein Minimum und vermeiden Fehler, bevor sie entstehen. Da doppelte Rechnungen gar nicht erst in den Freigabelauf gelangen, wird Ihr gesamter Freigabeprozess spürbar beschleunigt.


Möchten Sie Ihren Rechnungseingang noch fehlerfreier gestalten? Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung!

Durch die EU-Norm EN 16931 erfolgt die Rechnungserstellung zukünftig im E-Rechnungsformat (ZUGFeRD oder XML). Für die effiziente Verarbeitung dieser Eingangsrechnungen bietet Ihnen WinLine mit dem Modul BelegPro bereits ein starkes Werkzeug.

Im Standard erwartet WinLine für den Abgleich von Warenrechnungen zwei gepflegte Datenquellen:

• Eine spezifische Importvorlage für jeden Kreditoren (Aufbau der Belegmitte)
• Die hinterlegte Lieferanten-Artikelnummer
   

Es geht auch einfacher

Um Ihnen die Einrichtung und den täglichen Ablauf spürbar zu erleichtern, bieten wir Ihnen ab sofort eine maßgeschneiderte MDP-Erweiterung an.


Überblick

Unsere MDP-Lösung ermöglicht Ihnen den komfortablen Import von Warenrechnungen in der WinLine – ohne manuelles Pflegen von Artikelstammdaten oder das vorherige Anlegen von Kreditorenvorlagen.

Die WinLine benötigt lediglich einen passenden Eingangslieferschein, gegen den die importierten Rechnungen gebucht werden.


Ihre Vorteile auf einen Blick

• Nahtloser Import: Schnellere Verarbeitung eingehender Warenrechnungen.
• Weniger Aufwand: Kein zeitintensives Pflegen von Artikelstammdaten und Importvorlagen.
• Sichere Archivierung: Automatische und strukturierte Ablage der Lieferantenrechnungen.
• Maximale Transparenz: Lückenlose Nachvollziehbarkeit des gesamten Rechnungsfreigabeprozesses direkt in WinLine.

Ihr konkreter Nutzen

Mit unserer MDP-Lösung reduzieren Sie Ihren manuellen Verwaltungsaufwand deutlich, senken die Fehlerquote bei der Datenerfassung und profitieren von einem hochgradig standardisierten Freigabeworkflow.

Möchten Sie Ihren Rechnungsimport optimieren? Sprechen Sie uns gerne an – wir stehen Ihnen für Fragen oder eine kurze Demonstration jederzeit zur Verfügung!
 

Nutzen Sie die Gelegenheit für den nächsten Schritt:

✅ Höchste Sicherheit durch aktuelle Servertechnologien
✅ Leistungsstarke Infrastruktur für zukünftiges Wachstum
✅ Optimale Anbindung an Microsoft 365 und Cloud-Dienste
✅ Zuverlässige Datensicherung und moderne Sicherheitskonzepte
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Keine hohe Investition – einfach mieten statt kaufen

Müssen Sie wirklich jetzt in neue Server, Hardware und Lizenzen investieren?
Vielleicht möchten Sie Ihr Budget lieber in neue Produktionsmaschinen, zusätzliche Mitarbeiter oder andere wichtige Projekte investieren.
Mit der EBS Cloud ist das kein Problem.
Wir stellen Ihnen Ihre komplette IT-Infrastruktur als monatlichen Service zur Verfügung.

Ihre Vorteile:
•    Keine hohen Einmalkosten
•    Planbare monatliche Mietkosten
•    Aktuelle Server- und Sicherheitslösungen
•    Wartung und Updates inklusive
•    Datensicherung nach Ihren Anforderungen
•    Firewall- und Endpoint-Schutz
•    Anbindung an Microsoft 365
•    Skalierbar – Ihre IT wächst mit Ihrem Unternehmen
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Konzentrieren Sie sich auf Ihr Geschäft - wir kümmern uns um Ihre IT.
Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen oder für weitere Informationen zur Verfügung.
Herzlichst
Ihr EBS-Team
 

Ab sofort bitten wir Sie, Supportanfragen bevorzugt per E-Mail an helpdesk@ebs-koeln.de  zu senden. Alle Nachrichten an diese Adresse werden automatisch in unserem Ticket-System erfasst und erhalten eine eindeutige Vorgangsnummer (Ticketnummer).

Dadurch ergeben sich für Sie und für uns mehrere Vorteile:

• Schnellere und strukturierte Bearbeitung Ihrer Anliegen

• Eindeutige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge

• Klare Zuordnung von Anfragen und Antworten

• Weniger Informationsverluste durch unterschiedliche Kommunikationswege

• Transparente Dokumentation für beide Seiten
   

Die jeweilige Ticketnummer wird künftig auch auf Rechnungen und weiteren Dokumenten vermerkt. So können Rückfragen und laufende Themen jederzeit einfacher zugeordnet und nachvollzogen werden.
 

Unser Ziel ist es, Unterbrechungen durch parallele Kommunikationswege zu reduzieren und dadurch eine effizientere Bearbeitung Ihrer Anliegen sicherzustellen.
 

In dringenden Fällen ist eine direkte Kontaktaufnahme per Telefon selbstverständlich weiterhin möglich. Wir bitten jedoch darum, wenn möglich, bevorzugt das Ticketsystem zu nutzen.
 

Vielen Dank für Ihre Unterstützung und Ihr Verständnis.
Ihr EBS-Team
 

Alles auf einen Blick: Unser Helpdesk

Wussten Sie schon? Sie können auch direkt auf unser Helpdesk zugreifen. Dort erhalten Sie jederzeit eine klare Übersicht über all Ihre Tickets und offenen Vorgänge.

Den direkten Weg dorthin, sowie eine Anleitung, finden Sie ganz unten auf der Startseite unserer Homepage.
 

Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes hat das deutsche Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Einführung der strukturierten, elektronischen Rechnung (E-Rechnung) beschlossen. Aktuell legt das BMF in seinem Entwurf mit Schreiben vom 14.06.2024 seine Anforderungen nebst Übergangsvorschriften dar. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens mit den Vorgaben zur Umsetzung der E-Rechnung ist laut BMF für den Beginn des IV. Quartals 2024 geplant.

Was bedeutet das für mein Unternehmen in Deutschland?

Ab 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen in Deutschland Rechnungen elektronisch empfangen können (nicht PDF!). Weiter sieht das neue Gesetz auch den Versand von elektronischen Rechnungen unter Berücksichtigung von Übergangsvorschriften vor. Dies betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B).

Was wird unter einer E-Rechnung verstanden?
Die E-Rechnung wird künftig in einem strukturierten elektronischen XML-Format ausgestellt, angelehnt an die EU-Norm EN 16931. Dieser einheitliche Standard ermöglicht den elektronischen Empfang sowie die Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen.

Rechnungen im PDF-Format fallen nicht mehr unter den Begriff einer elektronischen Rechnung, sondern sind „sonstigen Rechnungen“ zuzuordnen.

Welche Ausnahmen wurden beschlossen?

Sogenannte „Kleinbetragsrechnungen“, deren Gesamtbetrag 250 EURO nicht übersteigt, müssen - abweichend von der allgemeinen Verpflichtung – auch weiterhin nicht elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Für Details empfehlen wir den Austausch mit Ihrem Steuerberater.

Wie verhält es sich mit digitalen Meldepflichten für EU-interne Transaktionen?

Die Europäische Kommission hat hierfür das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age) ins Leben gerufen. Hierin wurden eine Reihe von Maßnahmen zur Modernisierung des derzeitigen Mehrwertsteuersystems in der Europäischen Union vorgeschlagen, um Steuerbetrug zu bekämpfen.

Zu den Initiativen gehört die Einführung eines neuen Steuermeldesystems durch elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Dies war ursprünglich für 2028 geplant. Die Mitgliedstaaten konnten über den Start jedoch bis heute keine Einigung erzielen. Daher kann über den tatsächlichen Termin zum jetzigen Zeitpunkt keine verbindliche Aussage getroffen werden.

Wie wird die E-Rechnung für Deutschland in der WinLine umgesetzt?

Bei der Einführung der elektronischen Rechnung muss zwischen eingehenden und ausgehenden Rechnungen unterschieden werden. Das Thema E-Rechnung ist in bereits bestehenden WinLine-Modulen umsetzbar.
Das zentrale Element wird dabei das WinLine ARCHIV sein, das in Kombination mit dem WinLine CRMdie Verteilung der Dokumente für die Bereiche Senden (WinLine eBILLING) und Empfangen (WinLine BELEG PRO) steuert. Das WinLine ARCHIV ermöglicht Ihnen eine revisionssichere Archivierung und erfüllt so auch die Anforderungen der Unveränderbarkeit bei elektronischen Rechnungen.

Die elektronische Rechnung wird in Deutschland Pflicht
 
Während die elektronische Rechnung (eRechnung) in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) bereits seit einiger Zeit verpflichtend ist, soll diese Pflicht nun auch auf den Bereich des Geschäftsverkehrs zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet werden. Dies soll u.a. beinhalten, dass UnternehmenRechnungen ab € 250,-elektronisch empfangen, verarbeiten, senden und archivieren sollen.
 
Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes hat die Bundesregierung einen entsprechenden Gesetzesentwurf eingebracht. Dieser wurde vom Bundestag bewilligt, jedoch hat der Bundesrat seine Zustimmung verweigert. Der eingeschaltete Vermittlungsausschuss hat nun Änderungen vorgeschlagen, denen der Bundestag erneut zugestimmt hat. Damit das Gesetz in Kraft treten kann, muss ihm auch der Bundesrat in seiner nächsten Sitzung am 22. März 2024 zustimmen. Somit ist zwar zurzeit nicht klar, zu wann die eRechnung wirklich kommen wird, dass sie aber kommt, gilt als gesichert.

Welche Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung künftig erfüllen?

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt fest, dass die Rechnungsinhalte in eRechnungen in einem strukturierten und maschinenlesbaren Datensatz vorliegen müssen. So ist die durchgängig digitale und medienbruchfreie Bearbeitung der Rechnung von ihrer Erstellung bis zur Auszahlung gesichert. Das Datenformat muss dabei der europäischen Norm EN16931 entsprechen.

Vorgesehene Zeitschiene
Das Wachstumschancengesetz ist derzeit noch nicht verabschiedet. Daher gilt die im Gesetzentwurf geplante Zeitschiene, die wir hier wiedergeben, derzeit nur als Anhaltspunkt und kann sich noch ändern:

Wir halten Sie auf dem Laufenden und informieren Sie, sobald eine detaillierte Zeitschiene zur Einführung der eRechnung vorliegt

www.youtube.com/watch

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